Privacy Beleid YMCA Meijendel
YMCA Meijendel verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag informeren. Sinds 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG) van toepassing. Deze privacywet geldt in
heel Europa en gaat over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Graag informeren we je over welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel en op welke wijze deze worden bewaard.
- Wie zijn wij
Wij zijn een jongeren-/ vrijwilligersorganisatie YMCA Meijendel Aangesloten bij YMCA Nederland KvK-nummer:
40478107.
Ons webadres is: https://meijendel.ymca.nl/
Je kunt ons mailen op [email protected] - Welke (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen we en
waarom we die verzamelen:
Dit zijn gegeven die iets over jou zeggen. Wanneer deze persoonsgegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we van persoonsgegevens. Foto’s en video’s vallen ook onder persoonsgegevens en hier willen wij zorgvuldig mee omgaan.
Als je als deelnemer mee wilt gaan met YMCA Meijendel, aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je persoonsgegevens
kunnen we je op de juiste wijze onze activiteiten organiseren. Wij gebruiken je persoonsgegevens om contact met je te onderhouden, te informeren, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om te informeren over een nieuwe activiteit vanuit YMCA Meijendel. Tot
slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts, voor veiligheidsdoeleinden
denkend aan een EHBO geval op het zomerkamp.
2.1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens en wie is hier verantwoordelijk voor?
YMCA Meijendel verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens van deelnemers, vrijwilligers, beroepskrachten, YMCA Nederland, donateurs, bezoekers van onze website, mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar YMCA Meijendel een relatie mee heeft of heeft gehad.
De formulieren/(bijzondere) persoonsgegevens die via de website worden ingevoerd worden via WordPress (website template)(Privacy Policy WordPress https://wordpress.org) door ons verwerkt op een beveiligde online omgeving (Verspreiding van data over verschillende computers zonder dat het is vastgelegd en kan uitgelegd worden als
datalekken).
2.2. Website/Social Media:
2.2.1. Cookies: Er worden cookies geplaatst door om geanonimiseerd te kunnen achterhalen of bezoekers vaker op deze site komen en hoe zij zich op onze site gedragen.
2.2.2. Aanmeld formulier: Hierin verzamelen we (bijzondere) persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld over: Gezondheid, Strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras). Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij
dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. Wij verwerken alleen deze persoonsgegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening (bijvoorbeeld: gezondheid, allergie, medicijngebruik, bedplassen, eetgewoonte, zwemdiploma, kledingmaat en financiën). Deze verwerking van bijzondere persoonsgegevens/ toestemming op gebruik van bijzondere persoonsgegevens (Zie artikel 2.4 Media) doen wij voor noodzakelijk vitaal belang ten behoeve van de betrokken persoon. Formulieren worden opgeslagen/opgenomen op onze beveiligde online omgeving (Drive) (Verspreiding van data over verschillende computers zonder dat het is vastgelegd en kan uitgelegd worden als datalekken).
2.2.3. Contact formulier: Hierin verzamelen we persoonsgegevens, dit doen wij om u zo te kunnen informeren over het aangevraagde contact. Formulieren worden opgeslagen/opgenomen op onze beveiligde online
omgeving (Drive) (Verspreiding van data over verschillende computers zonder dat het is vastgelegd en kan uitgelegd worden als datalekken).
2.2.4. Gastenboek reacties: Hierin verzamelen we persoonsgegevens, dit doen wij om zo de berichtjes te kunnen linken aan de deelnemers, zodat het juiste berichtje altijd aankomt bij de juiste persoon.
2.3. Ingesloten inhoud van andere Sites Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld: video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht. Deze websites kunnen gegevens over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.
2.4. Media:
Foto’s en Video’s vallen ook onder bijzondere persoonsgegevens (zie artikel 2.2.2).
- Alle getoonde afbeeldingen/video’s op de website van personen (kinderen en volwassenen) zijn
geplaatst met toestemming door een meerderjarige. - Voor alle getoonde afbeeldingen/video’s met het doeleinde voor Public Relations (PR) en Marketing
van personen (kinderen en volwassenen) zijn geplaatst met toestemming door een meerderjarige. - Voor alle door ons gemaakte afbeeldingen/video’s tijdens activiteiten die worden gedeeld met (Ouder(s)/verzorger(s) van ) betrokken deelnemers en vrijwilligers zijn/worden geplaatst met toestemming door een meerderjarige. Bij het aanmelden voor een activiteit vragen wij om akkoord/toestemming voor het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens door een meerderjarige. Zoals omschreven in het Privacy Beleid YMCA Meijendel, hierbij vragen wij om toestemming voor onderstaande zaken:
- Herkenbare afbeeldingen/video’s op de website te mogen plaatsen.
- Herkenbare afbeeldingen/video’s te mogen gebruiken met het doeleinde voor Public Relations (PR) en Marketing.
- Herkenbare afbeeldingen/video’s tijdens activiteiten delen met (Ouder(s)/verzorger(s) van ) betrokken deelnemers en vrijwilligers via een Whatsapp groep.
- Met wie delen we persoonsgegevens:
Wanneer jij een van de volgende gebieden gebruikt waar (bijzondere) persoonsgegevens worden ingevuld (Contact/aanmeld/gastenboek formulier) dan worden deze opgeslagen (bijzondere) persoonsgegevens die via WordPress (website template)(Privacy Policy WordPress https://wordpress.org) door ons verwerkt op een beveiligde online omgeving (Verspreiding van data over verschillende computers zonder dat het is vastgelegd en kan uitgelegd worden als datalekken).
Alleen de volgende personen hebben in eerste instantie toegang tot de (bijzondere) persoonsgegevens:
Mail Beheerders
Bestuurders
Vertrouwenspersoon
De begeleidende en organiserende vrijwilligers van de betrokken activiteit kunnen uitsluitend
noodzakelijke (bijzondere) persoonsgegevens inzien ten behoeve van de activiteit. Hiervoor hebben zij allemaal een Vrijwilligersovereenkomst getekend.
Verder worden uitsluitend noodzakelijke (bijzondere) persoonsgegevens gedeeld met de overkoepelende landelijke organisatie, hierbij kunt u denken aan de financiële afwikkeling (met of zonder het YMCA
jeugdfonds) of persoonsgegevens m.b.t de vrijwilligers voor de YMCA Magazine, contact voor informatie over evenementen/nieuws stukken vanuit YMCA Nederland of aanvragen en verwerking rondom de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) (YMCA Nederland/ Justis). Wij sturen je gegevens nooit door aan commerciële of andere ideologische organisaties, tenzij je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.
Voor het YMCA Nederland kunt u zich richten tot de Data Protection Officer, Jantineke van Helden via [email protected].
Hoe en hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens en
wat zijn jou rechten:
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Bij de verwerking van persoonsgegevens is YMCA Meijendel
gebonden aan de daarvoor geldende wetten/regels. Alle persoonsgegevens blijven anderhalf jaar na de laatste deelname aan een activiteit bij ons bewaard. Hierna zullen alle gegevens bij ons worden verwijderd.
Voor bijzondere persoonsgegevens zoals afbeeldingen/video’s geldt dat deze zorgvuldig worden bewaard voor het normaal gebruik binnen het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De vrijwilligers die de activiteiten organiseren en leiden, kunnen je persoonsgegevens inzien. In samenspraak met de voorzitter en het hoofd AVG kunnen je persoonsgegevens worden gewijzigd en verwijderd.
Alle personen kunnen op ieder moment een aanvraag doen om hun persoonsgegevens te bekijken, bewerken en/of verwijderen (bij verwijderen geld dat dit geen gegevens bevatten die wij verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke en/of beveiliging doeleinden.) Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Dit allemaal kunt u doen door een mail te sturen aan [email protected].
Hoe gaan wij om met een datalek?
Mocht er onverhoopt toch een data lek ontstaan, dan handelen wij hierop.
Wij melden dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bij aantoonbaar en direct gevolgen voor betrokken personen worden die geïnformeerd.
Procedure:
Welke datalek heeft er plaatsgevonden?
o De aard van de inbreuk
Melden bij de AVG verantwoordelijke van YMCA Meijendel: Jeroen Ruigrok ([email protected])
o Nagaan wat er gelekt is.
o Maatregelen om verdere negatieve gevolgen te beperken.
o Wat zijn de (mogelijke) gevolgen van dit lek? Contact met AVG verantwoordelijke van YMCA Nederland: Jantineke van Helden
Melding maken en informeren
o Melding: digitaal bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens een melding maken: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl
o Informeren: Informeren van betrokken personen bij lek
▪ Een omschrijving van de aard van de inbreuk;
▪ Contactgegevens van de functionaris;
▪ De (waarschijnlijke) gevolgen van de inbreuk;
▪ Welke maatregelen zijn voorgesteld of genomen om de inbreuk aan te
pakken, waaronder de maatregelen om eventuele nadelige gevolgen daarvan aan te pakken?
Vragen, klachten, disclaimer of wijzigingen in beleid.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door YMCA Meijendel kun je terecht bij ons AVG hoofd via [email protected].
Klachten: U als betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen over de verwerking bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Disclaimer: De inhoud van https://meijendel.ymca.nl/ is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel YMCA Meijendel tracht de juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt YMCA Meijendel expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.
Wijzigingen op het privacybeleid: YMCA Meijendel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.
Privacy beleid YMCA Meijendel versie 0.1 2023